Международное сотрудничество и дипломатический протокол
Визиты делегаций иностранных деловых партнеров. Протокол деловых встреч.
При приеме делегаций иностранных деловых партнеров принято придерживаться правил и особенностей протокола, сложившихся в стране принимающей делегацию. Вместе с тем, следует учитывать национальные особенности и традиции зарубежных гостей.
После договоренности о цели, месте и дате встречи прорабатывается весь комплекс организационно - протокольных и финансовых вопросов, составляется программа пребывания делегации, назначаются лица, отвечающие персонально за все конкретные участки работы (организация встречи и переговоров, размещение, вопросы безопасности, транспортное обслуживание и проведение других мероприятий).
При встрече многочисленной делегации целесообразно подготовить для каждого члена делегации программу пребывания, а также специальные карточки с информацией о номере в гостинице, номере автомашины, а также необходимых адресах и телефонах принимающей организации и ответственных за проведение визита лиц.
Другим важным элементом, который необходимо учитывать при проведении переговоров — это протокольное старшинство членов иностранной делегации. Протокольное старшинство должно обязательно учитываться как при рассадке на деловых переговорах, так и при проведении протокольных мероприятий, особенно если они носят официальный характер.
Международная практика допускает небольшое отступление от паритета при определении уровня встречи и проводов иностранной делегации (как правило, на ступеньку ниже). В случае прибытия гостей в неурочное время (выходные и праздничные дни, ранние утренние или поздние вечерние часы) уровень встречи также может быть снижен.
Любое протокольное мероприятие следует начинать с составления программы его проведения и назначения ответственных лиц за осуществление его пунктов (безусловно, при наличии кадрового потенциала).
Здесь следует обратить особое внимание на временной фактор, поскольку пунктуальность - первый закон протокола.
Все должно быть расписано по минутам - выезд на место проведения мероприятия (машины для делегации должны быть в резиденции за 2-1,5 часа до выезда, на момент выезда делегации из гостиницы глава принимающей стороны уже должен быть на месте встречи или, как минимум, быть в пределах 30 мин. от места встречи), прибытие, церемония рукопожатия и обмена приветствиями (в случае, если приглашена пресса это особенно актуально), в приблизительном плане должна быть рассчитана длительность переговоров и т.д....
При подготовке любого из пунктов программы мероприятия следует всегда быть готовым к неожиданным ситуациям - человеческий фактор явление непредсказуемое и может проявить себя в любой момент.
И когда это случается необходимо понимать, что кроме соблюдения протокола также важно оперативно сориентироваться в создавшемся положении и найти подобающий выход из него.
Панацеи от форсмажоров нет. Только подход к делу "с головой", что выражается в просчитывании возможных вариантов хода событий (хотя увлекаться тоже не следует - нужен профессионал, а не педант-невротик), опыт, и, безусловно, "козыри в рукаве". Они есть у каждого - наработанная схема решения проблем разного рода. Допустим, если по дороге из аэропорта выясняется, что номера в гостинице не готовы (хотя это есть прокол со стороны организатора) кто-то предлагает ресторан неподалеку - переждать и отведать народной кухни, а кто-то делает дорогу до гостиницы чуть подольше, проезжая по уже давно накатанному маршруту и нахваливая городские окрестности.
Встреча в аэропорту - ответственный шаг навстречу партнеру по переговорам. От благополучного осуществления этого мероприятия зависит общий настрой участников встречи.
При сходе с самолета у рукава группу иностранцев встречает представитель стороны организатора и препровождает в специально отведенную комнату в VIP зале, где гостей встречает руководитель переговорной группы со стороны организаторов (или лицо его замещающее, но не младше, чем на ступень ниже по иерархии в Вашей организации).За время протокольной беседы сотрудники стороны-организатора оказывают содействие в получении багажа делегации и прохождении паспортного контроля/ таможенных формальностей.
В случае, если протокольная беседа оказывается слишком короткой, или программа визита обязывает совершить выезд в срочном порядке, следует предусмотреть представителя стороны-организатора, который бы остался в аэропорту и получил багаж по багажным квиткам (настоятельно рекомендуется не выезжать из аэропорта до возвращения паспортов членам делегации, которые могут понадобиться при регистрации в гостинице, правда, этот вопрос тоже можно уладить согласно договоренностям с руководством гостиницы). На этот случай необходимо выделить отдельную машину под багаж делегации.
Наличие машины для багажа особенно оправдано, когда делегация состоит из 10 или более человек. В таком случае, при отъезде иностранных коллег, практикуется отправление их багажа и паспортов в аэропорт заблаговременно для осуществления регистрации на рейс (если самолет частный эта процедура помогает сэкономить на погрузке и позволяет руководителю группы прибыть в аэропорт непосредственно ко времени, назначенному на вылет).
Необходимо помнить одно "золотое правило" - порядок проводов тот же, что и при встрече.
Протокол деловых переговоров, как и протокол встречи, достаточно строго регламентируется в соответствии с нормами международной вежливости. Деловые встречи с зарубежными партнерами рекомендуется проводить в специально подготовленных помещениях. Для встречи делегации у входа в здание направляется один из сотрудников протокольного отдела. Встречающий провожает членов делегации до помещения, выделенного для переговоров, где к этому времени должна находиться принимающая делегация в полном составе. После обмена приветствиями обе делегации рассаживаются за столом переговоров в порядке протокольного старшинства, причем принимающая сторона садится, как правило, спиной к окну. Если переговоры ведутся с помощью переводчиков, то каждый из них занимает место слева от главы своей делегации. (Место гостя за столом обозначается кувертной карточкой, на которой указывается только его имя с обозначениями, соответствующими его положению (например, Е.П. г-н А.В.Полищук (Его превосходительство господин …) и т.д.).
Деловая часть начинается после обоюдного представления участников переговоров. Первым садится за стол переговоров и представляет членов делегации глава принимающей стороны. Он представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, а затем представляется сам. Важно, чтобы были представлены все, кто находится в зале. Глава делегации начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, следит, чтобы не было пауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты как сигнал к окончанию встречи. Прерывать и перебивать не принято, вопросы задаются по окончании выступления. Если возникает необходимость в уточнении того или иного вопроса, следует извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким. В случае если переговоры носят затяжной характер, рекомендуется сделать перерыв после полутора-двух часов работы, во время которого может быть предусмотрено легкое угощение. Чай или кофе также подается и во время переговоров. Глава делегации предлагает гостям напиток на выбор в начале встречи. (Подавать справа, забирать слева.)
Протокол международных переговоров предусматривает также процедуру обмена визитными карточками. При этом необходимо учитывать национальные особенности делового общения и культурные традиции страны.
По окончании встречи необходимо попрощаться с гостями. Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех, поэтому по истечении отведенного для беседы или мероприятия времени следует уйти, кратко попрощавшись. Прощаясь, можно передать деловой сувенир. Протокольной практикой предусматривается вручение гостю памятных подарков. Практика международно-экономического сотрудничества также предусматривает обмен деловыми подарками. В своем большинстве протокольные и деловые подарки имеют по преимуществу сувенирный характер. При этом учитывается опыт протокольной практики большинства стран, где введены стоимостные ограничения на вручаемые и получаемые подарки. В соответствии с общепринятыми протокольными правилами, вопрос об обмене подарками в ходе визитов является предметом предварительной договоренности сторон.
Расставаясь с гостями, постарайтесь пожать им руки, сказать слово благодарности переводчику. Если делегации большие, то прощаются их главы, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.
Деловые приемы.
В зависимости от времени и способа проведения приемы подразделяют на дневные и вечерние, а также — на приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Вид приема избирается в зависимости от повода, по которому он устраивается. С учетом норм дипломатического протокола и международной практики наиболее торжественными (и наиболее почетными) принято считать вечерние приемы. Разумеется, при выборе соответствующего вида приема следует учитывать протокольные правила, национальные обычаи и традиции соответствующей страны.
К дневным приемам принято относить «бокал шампанского» (или «бокал вина») и «завтрак». К вечерним - «чай», «коктейль», «фуршет», «обед» (или «обед-буфет» и «ужин»). Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой, когда каждом гостю с учетом протокольного старшинства отводится специальное место за столом. При организации обеда-буфета или чая рассадка достаточно свободна.
«Бокал шампанского» начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Во время приема гостям помимо шампанского могут быть предложены и другие напитки (вино, соки, минеральная вода). Прием проходит стоя. Форма одежды — повседневный костюм (платье). С точки зрения организации это — наиболее простая форма приема, не требующая сложной и длительной подготовки. Аналогичным является прием типа «Бокал вина». Название в данном случае подчеркивает характер приема.
«Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами. Обычно начало завтрака планируется в 12.30-13.00. Продолжительность, как правило, час-полтора, из них около часа — за столом и примерно 15-30 минут — за кофе (чаем). Меню завтрака составляется с учетом национальных традиций. В меню могут быть включены одна-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Не исключается подача за завтраком первого блюда или горячей закуски.
Во время сбора гостей им предлагается аперитив. В ходе завтрака возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение — шампанского, кофе, чая. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака. Инициатива ухода — за главным гостем. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если иная форма одежды специально не указана в приглашении.
«Коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием проходит стоя. На приглашении обозначается время начала и окончания приема (17.00-19.00, 18.00-20.00). Нормальным считается пребывание на приеме около одного часа. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам.
Прием типа «Фуршет» проводится в те же часы, что и «Коктейль». Формальное отличие этого вида приема в том, что на приеме «Коктейль» обычно напитки и закуски разносятся, а на фуршетных приемах ассортимент, закусок представлен значительно шире. На фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда.
Форма одежды на коктейле и фуршете — повседневный костюм. Иногда, в зависимости от конкретного случая, в приглашении может быть указан другой вид одежды.
«Обед» обычно начинается от 20 до 21 часа. Меню обеда включает одну-две холодные закуски, суп, горячие рыбное или мясное блюда, десерт. Во время обеда гостям подается аперитив. Продолжительность обеда — от 2,5 до 3 часов. При этом за столом гости проводят чуть более часа, а остальное время — в гостиных. В приглашении на обед протокольная практика рекомендует указывать форму одежды. Для мужчин это, как правило, вечерний костюм, а в торжественных случаях — смокинг или даже фрак. Для женщин — вечернее платье.
«Ужин» отличается от обеда только временем начала — не позднее 21 часа. В российской протокольной практике такой вид дипломатического приема как «Ужин» в настоящее время используется достаточно редко. Не столь строго, как прежде, выдерживается протокольное время начала официального обеда. Он может быть проведен, начиная с 19 часов.
В последние годы при организации протокольных мероприятий часто используется такая разновидность приема, как «обед-буфет», при котором гости сами выбирают блюда с общего стола, а затем свободно рассаживаются по своему выбору. Такого рода прием организуется после концерта, музыкального вечера или какого-либо торжественного акта.
В некоторых странах в связи с пребыванием в стране делегации во главе с государственным деятелем высокого уровня иногда сразу после официального обеда устраивается прием типа «коктейль» или «фуршет» для значительно более широкого круга участников.
«Чай» устраивается, как правило, между 16 и 18 часами. Продолжительность от одного до полутора часов. Форма одежды — повседневный костюм (платье). Прием этого типа — обычная составная часть так называемой «женской программы» гостя, когда он совершает зарубежную поездку в сопровождении супруги.
Официальным лицам рекомендуется не покидать прием раньше главного гостя.
При составлении плана рассадки гостей требуется соблюдать принцип протокольного старшинства и правила этикета, при этом учитывать, что супруга официального лица имеет протокольное старшинство мужа. Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора кладется кувертная карточка с фамилией гостя. Иногда гостю вручается карточка со схемой или номерами столов.
Общепринятые правила, которым следуют при организации дипломатических приемов, полностью относятся и к приемам, которые проводятся внешнеэкономическими ведомствами, организациями и фирмами в честь своих зарубежных коллег.
В случаях, когда речь идет о крупных мероприятиях (круглые столы, семинары и т.д.) следует предусмотреть техническое обеспечение переводческой деятельности – специально отведенное место с необходимой аппаратурой для переводчиков (минимум двоих), гарнитуры для всех участников и т.д.
План "А1" - классическая рассадка "стенка на стенку" на двусторонних переговорах с участием переводчиков.
Часто в переговорах задействуют только одного переводчика, что не желательно, но, к сожалению, возможно. В этом случае, что совершенно естесственно, он садится на сторону пригласившей его стороны. При этом схема рассадки не меняется. Единственное следует учитывать - если количество участников не ровное и на одном из краев образуется пустое место, лучше всего, чтобы оно было с противоположной от двери стороны. Правильней всего не допускать численный перевес, что может быть воспринято партнерами как давление.
Цифрами обозначено старшинство членов делегаций, где 1 - это руководитель, 2 - его заместитель и т.д. При этом 6 или 7 - помощники по протоколу, а П - переводчики.
Каждому цвету соответствует одна из делегаций.
